Давайте для начала сделаем полшага назад и поймем, что такое программные роботы и какова их роль в реализации инициатив цифровой трансформации применяющей их компании, в том числе — соотношение понятия роботизации и управления бизнес-процессами.

В настоящее время в профессиональной литературе нет недостатка в определениях того, что такое RPA (Robot Process Automation — автоматизация процессов при помощи программных роботов). Определения варьируются и включают (или не включают), в зависимости от интересов автора, особенности технологии RPA, достигаемые с ее помощью бизнес-выгоды, используемые инструменты и т.д. 

Однако главное и принципиальное — это то, что отличает RPA от всех других средств автоматизации. Это такая технология автоматизации работы пользователей, которая основана на имитации действий человека при его работе с различными компьютерными системами, приложениями, источниками информации. В связи с такой особенностью, RPA, во-первых, идеально подходит для автоматизации регулярных и монотонных задач, которые неизбежно вынуждены выполнять очень многие категории пользователей; во-вторых, имитируя взаимодействие человека с приложением, она не требует радикальных изменений в текущих процессах и дорогостоящих доработок в действующих корпоративных системах.

Эти два фактора вызывают к технологии RPA заметный интерес, и этот интерес в последнее время только увеличивается. И очень похоже, что это не просто вспышка конъюнктурного интереса, продиктованного моментом, а, действительно, одно из стратегических направлений автоматизации бизнес-операций не только в России, но и во всем мире, о чем, собственно, и говорят многочисленные аналитические работы ведущих мировых консалтинговых компаний.

Одним из способов понять какую-то новую сущность является выявление ее отличия от какой-то другой, давно известной сущности. В данном случае будет очень полезно сравнить RPA и BPA (Business Process Automation — автоматизация управления бизнес-процессами). Говоря коротко, технологии RPA вовсе не предназначены для автоматизации бизнес-процессов, как это ни странно звучит на первый взгляд.

Определенная внешняя схожесть между системами автоматизации управления рабочими процессами и автоматизации управления бизнес-процессами, несомненно, имеется. И в том, и в другом случае речь идет об автоматизации управления последовательностью выполняемых работ. Принципиально в этом то, с какой целью осуществляется это управление. Вторично, но немаловажно — с помощью каких средств осуществляется эта автоматизация.

Исполнение бизнес-процессов, как правило, осуществляется специализированными модулями ERP- или EIM/ECM-систем либо, реже, специализированными промышленными BPM-системами. В любом случае, бизнес-процессы взаимодействуют с корпоративным программным окружением путем использования программных интерфейсов (API). Применение API для интеграции BPM в корпоративную систему имеет настолько массовый характер, что приобрело статус стандарта, и другие варианты, по факту, вообще не рассматриваются. Разработка и внедрение таких систем необходимы для управления работой любой крупной организации, однако стоимость таких проектов может быть достаточно высока, равно как и продолжительность.

Типы операций:

Мы пришли к пониманию того, что область действия RPA — это рабочие операции, а в некоторых случаях — даже и достаточно длительная последовательность таких операций. Общими признаками, объединяющими операции, которые имеют наибольшее шансы быть роботизированными эффективно, являются нижеследующие.

• Регулярно и достаточно часто повторяются. Для того, чтобы любая автоматизация была эффективной, необходимо частотное повторение процесса. Это справедливо и для RPA.

• Важные для бизнеса компании. Действительно, никто не будет тратить деньги на малозначащие операции. При этом процесс может повторяться и не столь часто, однако быть весьма важным для компании, например, сбор данных для отчетности к еженедельному совещанию совета директоров

• Используют строгие бизнес-правила. Роботизированные процессы по определению предполагают исключение человека из принятия решения о выборе варианта исполнения процесса. Поэтому любое суждение, согласование, использование внешних данных должно быть максимально исключено. Робот в состоянии принимать решения относительно хода обработки, однако правила их принятия должны быть строго определены и зафиксированы. Включение человека в роботизированный процесс возможно — и часто встречается на практике, поскольку бывает необходимо, но надо понимать все недостатки такого способа проектирования RPA-процесса.

• Требуют работы не менее чем с одной электронной системой (внешней, внутренней). Здесь, конечно, имеется определенная тавтология. Робот обязан взаимодействовать с той или иной корпоративной системой для того, чтобы выполнить свою работу. При этом наибольший эффект наблюдается при использовании робота в тех процессах, где он взаимодействует с двумя и более системами, например, перенося данные из одной системы в другую вместо человека. Имеются также такие примеры, когда робот извлекает данные из одной транзакции SAP и после анализа/обработки переносит преобразованные данные в другую транзакцию той же системы.

Аналитика показывает: чем меньше вовлечен человек в обработку, тем ее эффективность выше.