Битрикс24 в деле: как мы автоматизировали процесс согласования договоров в крупном госпредприятии (ГПКО «ДЭП 2», Калинингроадская обл.)
Битрикс24 в деле: как мы автоматизировали процесс согласования договоров в крупном госпредприятии (ГПКО «ДЭП 2», Калинингроадская обл.)
БЫЛО:
1. Долгое согласование договоров у ЛПР
2. Нет понимания на каком этапе согласования сейчас договор
3. Непонятно какой сотруднпк задерживает согласование договора
1. Долгое согласование договоров у ЛПР
2. Нет понимания на каком этапе согласования сейчас договор
3. Непонятно какой сотруднпк задерживает согласование договора
СТАЛО:
3. Усилен контроль за прохождением документа по этапам согласования: можно легко понять в каком отделе сейчас находится договор и какой ЛПР за какое время его согласует
- В разы снизилось время на согласование договоров
3. Усилен контроль за прохождением документа по этапам согласования: можно легко понять в каком отделе сейчас находится договор и какой ЛПР за какое время его согласует
Государственное предприятие Калининградской области «Дорожно-эксплуатационное предприятие №2» осуществляет следующие виды деятельности:
Сфера бизнеса: Строительство, ремонт и содержание автомобильных дорог
Тип лицензии: Облако
Редакция продукта: Профессиональный
Число сотрудников, которые работают в CRM: более 70
- строительство, ремонт и содержание автомобильных дорог и сооружений на них;
- автотранспортные перевозки;
- производство и реализация асфальтобетонных смесей;
- ремонт и эксплуатация малых, средних и больших мостов;
- проектно-сметные работы по строительству, ремонту и содержанию автомобильных дорог.
Сфера бизнеса: Строительство, ремонт и содержание автомобильных дорог
Тип лицензии: Облако
Редакция продукта: Профессиональный
Число сотрудников, которые работают в CRM: более 70
С какими задачами обратился заказчик
Деятельность нашего клиента подразумевает сложную систему документооборота, отдельным пунктом в котором стоит этап согласования договоров. Именно этот процесс занимал много времени из-за большого количества согласующих лиц: почти все документы утверждает 5 - 7 отделов. Одним словом, информация терялась, согласование было неудобным.
Поэтому основная задача, которая стояла перед нашими аналитиками на первом этапе работы — это построение четкой и прозрачной системы коммуникации и согласования договоров с использованием электронной цифровой подписи сотрудников.
При этом наш заказчик был настроен на максимально эффективную работу под девизом: «Меньше согласований, больше действий». Наш любимый стиль работы!
Поэтому основная задача, которая стояла перед нашими аналитиками на первом этапе работы — это построение четкой и прозрачной системы коммуникации и согласования договоров с использованием электронной цифровой подписи сотрудников.
При этом наш заказчик был настроен на максимально эффективную работу под девизом: «Меньше согласований, больше действий». Наш любимый стиль работы!
Процесс внедрения
В рамках предпроектного исследования мы определили с клиентом основные цели и задачи внедрения. А также прописали бизнес-процессы, которые предстояло автоматизировать. В итоге получили полноценное ТЗ, с которым и зашли в полноценное внедрение.
В результате первого этапа работы наши аналитики разработали и внедрили основную воронку — «Заявки на ТМЦ».
В результате первого этапа работы наши аналитики разработали и внедрили основную воронку — «Заявки на ТМЦ».
Это небольшая, достаточно стандартная воронка, где фиксируется процесс согласования договора. Заявки здесь создаются вручную. В плане автоматизаций здесь все довольно просто: есть несколько роботов, которые ставят задачи и меняют стадию сделки.
Перейдем к самому интересному.
В этой воронке задействован сложный смарт-процесс «Согласование договора». Сам процесс большой и массивный. Схематично он выглядит следующим образом.
При согласовании документа ответственному лицу приходит задание, схематично оно выглядит так:
В этой воронке задействован сложный смарт-процесс «Согласование договора». Сам процесс большой и массивный. Схематично он выглядит следующим образом.
- Договор поступает на согласование
- Ответственный сотрудник нажимает «Начать процесс согласования», выбирает отделы, которые участвуют в согласовании. Есть три отдела, которые участвуют всегда. Еще три — добавляют опционально.
- Каждый ответственный сотрудник смотрит заявку, согласует документ и передает на следующий этап. Либо отправляет договор на доработку со своими комментариями, которые можно прописать прямо в сделке. Информация при передаче из одного отдела в другой никогда не потеряется.
- В итоге документ подтверждают бухгалтер и финансовый директор, информация переходит в 1С.
При согласовании документа ответственному лицу приходит задание, схематично оно выглядит так:
Здесь будет прикреплен договор, который необходимо утвердить. Для запуска процесса согласования — «Приступить».
На первый взгляд кажется, что все просто. Но на самом деле это технически сложная настройка, с которой наши аналитики блестяще справились.
Еще из интересного. В конце процесса согласования в системе автоматически формируется документ «Лист согласования». В нем отражена информация о том, кто согласовывал, сколько раз договор возвращали на доработку.
На первый взгляд кажется, что все просто. Но на самом деле это технически сложная настройка, с которой наши аналитики блестяще справились.
Еще из интересного. В конце процесса согласования в системе автоматически формируется документ «Лист согласования». В нем отражена информация о том, кто согласовывал, сколько раз договор возвращали на доработку.
Также по просьбе заказчика наши аналитики разработали отчет, который показывает сколько времени документ находится на согласовании у каждого ответственного лица. Раньше было непонятно кто задерживает задание. Теперь в этом небольшом отчете можно увидеть кто именно согласует в данный момент, на какой стадии договор и сколько времени находится документ на согласовании именно у этого сотрудника.
Даже если ответственный сотрудник проигнорировал / не увидел оповещение о необходимости согласования, этот отчет позволит понять место задержки и своевременно принять соответствующие меры.
Обучение
На момент окончания первого этапа работ сотрудники компании-заказчика уже знали как работать в воронке, так как активно использовали ее уже в момент тестирования.
Чтобы расширить знания о возможностях системы, руководство компании приняло решение приобрести наш авторский курс по базовым функциям Битрикс24 «Офисные инструменты».
Главное преимущество «Офисных инструментов» — практическая направленность. Уроки построены на реальных примерах и ситуациях, которые встречаются в бизнесе. Каждое видео сопровождается демонстрацией экрана: можно увидеть процессы и сразу повторить их в системе. После прохождения курса сотрудники начали активно работать с лентой новостей, чатом, диском Битрикс24 и другими инструментами.
Чтобы расширить знания о возможностях системы, руководство компании приняло решение приобрести наш авторский курс по базовым функциям Битрикс24 «Офисные инструменты».
Главное преимущество «Офисных инструментов» — практическая направленность. Уроки построены на реальных примерах и ситуациях, которые встречаются в бизнесе. Каждое видео сопровождается демонстрацией экрана: можно увидеть процессы и сразу повторить их в системе. После прохождения курса сотрудники начали активно работать с лентой новостей, чатом, диском Битрикс24 и другими инструментами.
Результаты внедрения Битрикс24
- 1В разы снизилось время на согласование договоров
- 2Нет потерь информации в ходе согласования при переходе из одного отдела в другой
- 3Усилен контроль за прохождением документа по этапам согласования: можно легко понять в каком отделе сейчас находится договор и какой ЛПР за какое время его согласует
Оставить заявку
Заполните короткую форму для записи, и мы свяжемся с вами в ближайшее время!
