Автоматизация сложных бизнес-процессов и сокращение затрат труда менеджеров: кейс компании «Строй Капитал»
(ООО «Строй Капитал», г. Санкт-Петербург)
Было:
1. Не автоматизирован процесс аренды и продажи оборудования
2. Много времени уходит на рутину: составление договоров, КП, выставление счетов
3. Нет понимания общей картины по дебиторской задолженности
Стало:
1. Значительная экономия времени менеджеров за счет внедренных автоматизаций
2. Создан отдельный инструмент для работы с дебиторской задолженностью
3. Сведены к минимуму потери важной информации
«Строй Капитал» — компания из Санкт-Петербурга, которая продает и сдает в аренду оборудование для строительства. В основном это опалубка для бетонных конструкций.
За годы существования специалисты «Строй Капитал» не раз решали сложные задачи. С применением их опалубочного оборудования были реализованы такие уникальные проекты как: Вторая сцена Мариинского театра, подводный тоннель защитной дамбы, ЛАЭС, автодром «Игора Драйв» и другие.Сфера бизнеса:Продажа и сдача в аренду оборудования для строительства
Тип лицензии:Облако
Редакция продукта:Профессиональный
Число сотрудников, которые работают в CRM:до 50
Когда клиент пришел в нашу компанию со своими задачами, Битрикс24 у них уже был. Однако со временем в компании усложнились бизнес-процессы, возникла необходимость в доработке существующего портала. Параллельно ведется работа в программе «Моя склад».
Целевой запрос от клиента — оцифровать два направления деятельности:
📌 Аренда строительного оборудования;
📌 Продажа строительного оборудования
Также нашей команде предстояло продумать несколько автоматизаций по упрощению документооборота, предоставлению отчетности и другим бизнес-процессам.
Первый этап работы с новым клиентом, как и во всех проектах, — это изучение запросов заказчика, анализ бизнес-процессов его компании. На основании полученной информации наши аналитики разработали и внедрили в компании «Строй Капитал» две воронки:
ДОЗ — стандартная воронка отдела продаж, где фиксируется факт оплаты за реализованное оборудование. Здесь реализована интеграция Битрикс24 и 1С. Это большая ценность для компаний, иногда клиенты приходят к интеграторам лишь за такой связкой двух важных систем.
Нюанс автоматизации этого бизнес-процесса в том, что менеджеры заранее не знают сколько времени фактически будет занимать аренда. Предварительно, например, могут сдать на год-полтора, но по факту срок может растянуться и на 5 лет. Счета за аренду выставляются каждый месяц. Здесь нужен был процесс, который будет контролировать всю систему.
Это серьезное приложение, благодаря которому менеджеры не заходят в ворд, ничего вручную не делают. А просто нажимают на пару кнопок — выбирают шаблон, выбирают организацию и каким способом разнести все позиции. На этом все, документ формируется автоматически. Печать — отправить — и клиенту документ уходит в разы быстрее, чем это было раньше.
Работа с дебиторской задолженностью
Это еще один дорогой и серьезный процесс. Здесь имеет место сложная с точки зрения архитектуры настройка. Этот инструмент снял обязанности с 2-3 сотрудников. Если говорить кратко, то автоматизация считает итоговую стоимость аренды для клиента, формирует счет на оплату. Процесс также интегрирован с 1С.
Процесс досрочного возврата оборудования
Автоматизация нужна в ситуации, когда заказчик возвращает часть арендованного оборудования и нужно пропорционально пересчитать сумму арендной платы на последующие платежи. Здесь тоже все работает автоматически, с минимальными трудозатратами менеджеров.
Отдельный процесс для приемки оборудования
Для этого также есть отдельное пространство. Здесь фиксируются все операции по первоначальной передаче оборудования, по всем корректировкам счета.
Для сокращения затрат труда менеджеров был автоматизирован документооборот — на соответствующих этапах воронки можно в пару кликов сгенерировать необходимые документы: коммерческое предложение, договор, счета на оплату.
Представим ситуацию: клиент позвонил в «Строй Капитал», запросил необходимое количество единиц оборудования.
Менеджер заходит в ДОЗ, создает сделку. В этой сделке в этот же день создает счет (не забываем, что подключена интеграция Битрикс24 с 1С). Этот счет автоматически создает дело 1С.
Счет создается в 1С, и когда проходит оплата по нему, то в Битриксе это сразу отражается. То есть битрикс инициировал создание счета в 1С, бухгалтер, разнося в 1С оплату, отметил, что эта оплата относится именно к этому счету, и эта информация автоматически подтягивается в Битрикс24.
Т.е. менеджер экономит на этом очень много времени, потому что ему не нужно дополнительно общаться с бухгалтером и узнавать факт оплаты по тому или иному счету
ОпалубкаЗдесь автоматизирован процесс выставления счетов, контроль за своевременностью выполнения действий всеми участниками бизнес - процесса. Воронка включает в себя ряд вспомогательных автоматизаций.
Коммерческое предложение
Здесь есть шаблоны документов, куда загружаются картинки, таблица с номенклатурой. В коммерческое предложение для конкретного клиента все подтягивается автоматически. Нужно только выбрать необходимые позиции номенклатуры. Когда КП сложносоставное (отдельно услуги, отдельно товары и т.д.), то для этого используется конструктор документов.
Дебиторская задолженность
Суть процесса: в компанию обратился клиент, ему предоставили перечень оборудования. В сутки оно будет стоить столько-то, в месяц — столько-то. Из сделки создается бизнес-процесс, в нем проставляются даты начала аренды и суточная стоимость в зависимости от количества нужного оборудования. Далее система автоматически понимает какой сейчас месяц, сколько в нем дней. И далее считает итоговую стоимость аренды. Тем самым сформируется счет. Т.к. есть интеграция с 1С — счет сразу уходит туда.
В полях счета, кроме основных, есть “сумма поступившей оплаты” и “оставшаяся задолженность”. Система посчитает дни до конца месяца и умножит их на суточную стоимость аренды, получив нужную сумму. Та же сумма будет продублирована в поле «Задолженность» счета.
Досрочный возврат оборудования
Например, клиент завершил строительство и решил вернуть часть оборудования, которая уже не нужна. При этом менеджер должен пропорционально уменьшить суточную стоимость аренды. Для этого в соответствующем окне вносится дата отсчета суточной стоимости, новая сумма и фактическая дата сдачи оборудования.
Все процессы здесь рассмотрены в рамках выставления одного счета. А они выставляются каждый месяц за 5 дней до очередной выплаты (по регламенту компании «Строй Капитал»).
Рассмотрим нюансы на этапе «Оплата».
Счет выставлен. В нем есть 3 специфичных поля:
общая сумма;
поступившая оплата от контрагента;
оставшаяся задолженность.
Есть отдельный смарт-процесс «оплата контрагентов» В нем вручную заносится факт оплаты оборудования. Эта сумма подтягивается в поле счета «поступившие оплаты». Задолженность, соответственно, уменьшается. Так как в одной сделке может быть большое количество счетов, то вся эта система строилась для того, чтобы понимать общую картину задолженности контрагента перед компанией.
Далее все счета выставляются аналогично, по необходимости корректируются. Автоматом считается оставшаяся задолженность.
Если задолженность больше определенной суммы, то заказчику автоматически генерируется информационное письмо с напоминанием об оплате и с актуальными цифрами по оставшейся задолженности. При просрочке оплаты автоматически выставляется очередной счет.
Если клиент заказчик не платит — автоматизация отправляет соответствующую информацию юристу для разбирательства.
Существенно облегчает труд менеджеров за счет внедренных автоматизаций;
Сводит к минимуму потери важной информации;
Наглядно представляет полную картину дебиторской задолженности.
© 2023
— Бесплатные Сайты и CRM.