Из AmoCRM в Битрикс24: переход на новую систему с сохранением рабочей информации за 3 года и минимальным стрессом для сотрудников
(ООО «Университет постдипломного профессионального образования», г. Москва)
Было:
1. Нет возможности комплексной автоматизации бизнес-процессов
2. Большие затраты на текущую CRM при ограниченном функционале
3. Затянувшийся на год процесс перехода с AmoCRM на Битрикс24
Стало:
1. Значительно увеличился потенциал системы для дальнейшей автоматизации.
2. Экономия бюджета на CRM, так как аналогичный функционал в AmoCRM стоит существенно дороже. При том, что многие функции Битрикс24 там просто недоступны.
3. Сотрудники максимально быстро перешли на новую систему за счет аналогичного функционала на первом этапе внедрения и качественного обучения.
Университет постдипломного образования организует обучающие курсы для переподготовки, повышения квалификации и дополнительного образования медицинских работников. Большинство клиентов — больницы, которые заключают договоры на обучение своих сотрудников на тех или иных курсах.
Заявки на услуги приходят в университет от менеджеров по продажам (холодные звонки), а также автоматически подгружаются с портала медобразования. Продажи на 70% повторные, что обусловлено спецификой аккредитации медработников.
В организации работают до 40 сотрудников, среди которых стоит отметить менеджеров по продажам и методический отдел (занимается подготовкой документов).
До внедрения Битрикс24 сотрудники работали в AmoCRM. Руководство университета пришло к решению о переходе на Битрикс24, так как в AmoCRM их не устраивал функционал, особенно в части задач и проектов.
Сфера бизнеса: Дополнительное образование медицинских сотрудников, профессиональная подготовка, повышение квалификации
Тип лицензии: Коробка
Редакция продукта: Корпоративный портал 50 + маркет
Число сотрудников, которые работают в CRM: до 40
Первоначальная и самая важная задача, которую за год не смогли решить предыдущие интеграторы — качественная миграция из AmoCRM в Битрикс24. При этом нужно было перенести всю информацию из предыдущей CRM за 3 года. Также нам предстояло провести аудит работ предыдущего интегратора и откатить до нуля предыдущие настройки на портале, которые он произвел. Переход из одной системы в другую должен быть максимально мягким, чтобы не вызвать саботажа среди сотрудников.
Дополнительно руководство университета озвучило нам свой план по работе в Битрикс24 на перспективу: кастомизировать систему под требования бизнес-процессов компании и автоматизировать все процессы от сбора лидов до генерации и отправки документов клиенту.
Что было сделано:
Как всегда, начало работы с проектом — анализ потребностей заказчика. Затем бизнес-аналитик изучил все бизнес-процессы компании, провел аудит работы предыдущего интегратора. И на основании этого была построена первоначальная архитектура нового портала, который на первом этапе будет максимально похож на AmoCRM по своему функционалу.
От предыдущих интеграторов нам осталась коробочная версия Битрикс24. Бизнес-аналитик сделал копию этой коробки, затем развернул новую чистую коробку, на которую выкатил нужную информацию из AmoCRM. В предыдущей версии Битрикс24 интеграторы настраивали некоторую автоматизацию, которую мы оставили в тестовом режиме, так как какие-то ее элементы нам могут понадобиться в будущем.
Итак, что мы сделали на первом этапе:
📌 внедрили две воронки: «Продажа» и «Методисты»;
📌 перенесли всю необходимую информацию из AmoCRM в Битрикс24;
Поговорим подробнее о каждом из этих пунктов.
📌 «Продажа»
📌 «Методисты»
Для того, чтобы функционал Битрикс24 был схож с AmoCRM, мы настроили один бизнес процесс. Он заключается в том, что при смене ответственного за компанию сотрудника, все связанные с этой компанией сделки и контакты также передаются этому сотруднику.
Для того, чтобы бизнес-процессы университета во время миграции не страдали, и, соответственно, не снижалась выручка, перенос информации мы выполнили в короткое время и без остановки основной деятельности.
Что было сделано:
📌 перенесены карточки компаний;
📌 перенесены карточки контактов;
📌 сохранена связь между компаниями и контактами;
📌 перенесен отдельный список карточек физических лиц;
📌 сохранена история коммуникаций в каждой карточке (в том числе все звонки с их записями и письма из почты);
📌 сохранена связь сделок.
Одним словом, из одной системы в другую быстро и «безболезненно» для сотрудников перенесена вся рабочая информация за три года работы университета.
Обучение сотрудников университета работе в Битрикс24 мы провели в онлайн-формате в 3 этапа:
📌 обучение методистов (у них свои задачи и свой регламент работы);
📌 обучение менеджеров по продажам;
📌 обучение администраторов (в коробочной версий своя специфика по некоторым алгоритмам работы).
Также мы предоставили сотрудникам видеозаписи уроков и инструкции, которые останутся в их пользовании неограниченное время.
📌 подключение почты и мессенджеров;
📌 подключение платежных систем;
📌 интеграция с 1С;
📌 настройка аналитики;
📌 настройка дашбордов.
Экономия бюджета на CRM, так как аналогичный функционал в AmoCRM стоит существенно дороже. При том, что многие функции Битрикс24 там просто недоступны.
Задачи и работа с ними стали намного понятнее. Новые шаблоны задач существенно экономят время на основные рутинные действия сотрудников.
В целом значительно увеличился потенциал системы для дальнейшей автоматизации.
Сотрудники максимально быстро перешли на новую систему за счет аналогичного функционала на первом этапе внедрения и качественного обучения. В приживаемости Битрикс24 у этого клиента мы уверены на 100%.
© 2023
— Бесплатные Сайты и CRM.