Битрикс24 для Федерации дзюдо России: цифровой контур для офис-менеджера и контроль корреспонденции
БЫЛО:
- Корреспонденция велась вручную, без единой системы регистрации и нумерации.
- Письма распределялись между директорами через личные договорённости, статусы не фиксировались.
- Подготовка типовых документов требовала ручного заполнения, шаблонов не было.
СТАЛО:
- Все письма проходят через воронку «Корреспонденция» с понятными этапами и ответственным на каждом шаге.
- Номера входящих и исходящих присваиваются автоматически, задачи директорам ставятся системой.
- Заложена база для генерации документов по шаблонам — первый уже работает.
Хотите получить такие же результаты?
Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, какую выгоду принесет автоматизация вашему бизнесу
Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, какую выгоду принесет автоматизация вашему бизнесу
Общероссийская общественная организация «Федерация дзюдо России» основана в 1972 году. Это головная структура, которая координирует работу региональных федераций, ведёт переписку с государственными органами, партнёрами и спортивными организациями по всей стране. В штате — до 50 сотрудников.
Ключевая особенность работы — большой объём входящей и исходящей корреспонденции. Письма приходят на имя руководства, распределяются между четырьмя директорами, требуют ответов в установленные сроки. При этом у организации уже был Битрикс24 на профессиональном тарифе и собственный IT-специалист, но система использовалась номинально — без настроенных процессов.
Ключевая особенность работы — большой объём входящей и исходящей корреспонденции. Письма приходят на имя руководства, распределяются между четырьмя директорами, требуют ответов в установленные сроки. При этом у организации уже был Битрикс24 на профессиональном тарифе и собственный IT-специалист, но система использовалась номинально — без настроенных процессов.
Задачи, которые поставил перед нами клиент
Перед нами стояла задача превратить Битрикс24 из «пустого» портала в рабочий инструмент для офис-менеджера. Именно на нём завязан весь документооборот: приём писем, их маршрутизация по директорам, контроль сроков ответа и отправка исходящих.
До внедрения всё это держалось на ручном учёте. Номера писем присваивались вручную, задачи директорам передавались устно или в переписках, а статусы «в работе» и «отправлено» существовали только в голове у менеджера. Требовалось выстроить прозрачную цепочку, где у каждого письма есть ответственный, срок и финальный статус.
До внедрения всё это держалось на ручном учёте. Номера писем присваивались вручную, задачи директорам передавались устно или в переписках, а статусы «в работе» и «отправлено» существовали только в голове у менеджера. Требовалось выстроить прозрачную цепочку, где у каждого письма есть ответственный, срок и финальный статус.
Что было сделано
Мы начали с воронки «Корреспонденция» — она стала ядром системы. Воронка отражает реальный маршрут письма внутри организации.
Воронка «Корреспонденция»
Этапы выстроены так, чтобы офис-менеджер мог в пару кликов определить, где находится документ и кто за него отвечает.
Внутри карточки фиксируется всё необходимое: контактное лицо, тема письма, требуется ли ответ и до какой даты. Номер письма подставляется автоматически — это решило проблему сквозной нумерации, которая раньше велась вручную.
Автоматизация в воронке «Корреспонденция»
Этапы выстроены так, чтобы офис-менеджер мог в пару кликов определить, где находится документ и кто за него отвечает.
- «Новое письмо» — точка входа. Менеджер регистрирует входящий документ, фиксирует контакт, тему и срок ответа.
- «Директор 1», «Директор 2», «Директор 3», «Директор 4» — каскад уточняющих стадий. Менеджер назначает письмо конкретному руководителю, исключая путаницу в зонах ответственности.
- «Общая работа» — этап для писем, требующих коллегиального решения.
- «Готово к отправке» — финальная подготовка исходящего документа.
- «Исходящее письмо» — фактическая отправка адресату.
Внутри карточки фиксируется всё необходимое: контактное лицо, тема письма, требуется ли ответ и до какой даты. Номер письма подставляется автоматически — это решило проблему сквозной нумерации, которая раньше велась вручную.
Автоматизация в воронке «Корреспонденция»
Настроили роботов и бизнес-процессы, которые разгрузили офис-менеджера:
Параллельно начали проработку второй воронки — «Документы». Концепция простая: каждая сделка — это шаблон. Заполняешь нужные поля — система автоматически формирует готовый документ для печати.
Первый рабочий шаблон уже создан — «Вызов на мероприятие». Офис-менеджер вносит данные участника, и документ генерируется автоматически. Это закладывает фундамент для полного отказа от ручного составления типовых писем и приказов.
- автоматическое проставление номера входящего письма;
- автоматическое добавление компании в карточку корреспонденции — формируется база контрагентов и связь с региональными федерациями;
- постановка задачи исполнителю по входящему письму с дедлайном из поля «Требуется ответ до»;
- постановка задач директорам, чтобы они брали письмо в работу;
- автоматическое присвоение номера исходящего письма на этапе «Готово к отправке».
Параллельно начали проработку второй воронки — «Документы». Концепция простая: каждая сделка — это шаблон. Заполняешь нужные поля — система автоматически формирует готовый документ для печати.
Первый рабочий шаблон уже создан — «Вызов на мероприятие». Офис-менеджер вносит данные участника, и документ генерируется автоматически. Это закладывает фундамент для полного отказа от ручного составления типовых писем и приказов.
Результаты внедрения
- Единая система регистрации корреспонденции: каждое письмо получает номер автоматически, исключён риск дублирования.
- Прозрачная маршрутизация: офис-менеджер видит, на каком этапе письмо и кто ответственный.
- Контроль сроков: задачи директорам ставятся системой с дедлайнами, ничего не повисает в воздухе.
- Формируется база контрагентов: привязка компаний к письмам создаёт историю коммуникаций.
- Заложена база для автоматической генерации документов: первый шаблон уже работает, следующие — на очереди.
Оставить заявку
Заполните короткую форму для записи, и мы свяжемся с вами в ближайшее время!
