Что было сделано:

Внешнеэкономическая деятельность

Для оптимизации работы в сфере внешнеэкономической деятельности аналитики разработали и внедрили воронку, с помощью которой можно отслеживать статус каждого заказа.

Чтобы учесть все особенности производства и транспортировки продукции, в воронке выделены следующие этапы:

• Получен инвойс
• Инвойс оплачен
• Макет подготовлен
• Макет отправлен
• Макет получен производством
• Производство завершено
• Контейнеры выбраны
• Контейнеры отправлены
• Прибыли на таможню
• Таможня пройдена
• Отправлены по земле

В логистическом процессе заказчика присутствует довольно сложный элемент — контейнеры, в которых доставляется продукция с завода-изготовителя. Сложность заключается в том, что в одном заказе может быть 1000-2000 товарных позиций, которые не уместятся в один контейнер. Поэтому такой заказ будет доставляться в нескольких контейнерах. За каждым из них нужно следить, что затруднительно сделать, используя только таблицы Excel.

Нужно было сделать работу с контейнерами простой, понятной и наглядной. Для этого аналитики «Бот в помощь» реализовали смарт-процесс, благодаря которому у сотрудников теперь есть быстрый доступ к актуальной информации:

• номер контейнера;
• номенклатура товаров в контейнере;
• количество товаров в контейнере;
• ориентировочная дата прибытия контейнера и др.
• Это позволило упорядочить и упростить работу менеджеров, которые занимаются координацией внешнеэкономической деятельности. Таблицы Excel не давали такой целостной картины и быстрого доступа к информации.

Воронка настроена таким образом, что менеджеры работают только в контейнерах — сделка двигается по этапам сама.

Как это работает?

Каждый контейнер связан со своей сделкой. Когда все контейнеры, относящиеся к одной сделке, проходят определенную стадию, то сделка сама продвигается на следующий этап воронки.

Дополнительные полезные автоматизации, которые настроены в воронке ВЭД:

• Ответственному сотруднику на определенном этапе отправляется напоминание о корректировке суммы таможенных платежей по каждому контейнеру.
• Автоматический расчет оплаты. Оплата заводу-изготовителю за заказ разбита на 2 части: 90% по окончании этапа производства и 10% при получении. 10% остатка рассчитывается автоматически и отображается в карточке сделки.
• Ответственному сотруднику на определенном этапе выставляется задача по контролю сроков транспортировки контейнеров.
• Настроена отправка напоминания о сборе пакета необходимых документов на финальных стадиях воронки. 

Продажи

В продажи внедрена стандартная воронка для работы с клиентами, которая позволяет:

• организовать и регламентировать работу менеджеров;
• звонить клиентам напрямую из Битрикс24, хранить записи звонков прослушивать их в любое время;
• контролировать выполнение задач на всех этапах;
• сокращать время на выполнение повторяющихся процессов;
• контролировать коммуникацию менеджеров с клиентами;
• анализировать уровень вовлеченности сотрудников в работу;
• сохранять базу клиентов и собирать историю взаимодействия с заказчиками;
• сокращать потерю заказов и клиентов за счет настройки системы оповещений и напоминаний;
• выдавать доступ сотрудникам только к той к информации, которая необходима им для работы.

Особенность этой воронки в том, что в карточке сделки есть возможность выбора маршрута, по которому заказ будет транспортироваться покупателю. С помощью фильтра менеджер может выбрать необходимый маршрут, дату и посмотреть, куда в эту дату направляются перевозчики. Это помогает оптимизировать логистические маршруты.