Как команда «Бот в помощь» помогла сократить пропуски занятий и упростить работу менеджеров в мотошколе Марата Канкадзе
Как команда «Бот в помощь» помогла сократить пропуски занятий и упростить работу менеджеров в мотошколе Марата Канкадзе
БЫЛО:
1. Потери информации по записям на занятия
2. Сложные настройки Битрикс24 от предыдущего интегратора
3. Календарь, в котором ведется запись на занятия, не синхронизирован с Битрикс24
4. Большие затраты времени на рутинные задачи
1. Потери информации по записям на занятия
2. Сложные настройки Битрикс24 от предыдущего интегратора
3. Календарь, в котором ведется запись на занятия, не синхронизирован с Битрикс24
4. Большие затраты времени на рутинные задачи
СТАЛО:
1. Усовершенствован контроль за записями и упрощено ведение отчетности
2. Минимизирован ручной труд сотрудников при работе с клиентами: все печатные формы документов, необходимых при оформлении занятий, формируются автоматически
3. Сведены к минимуму пропуски занятий клиентами за счет автоматической отправки сообщений с напоминанием о времени и месте проведения урока
1. Усовершенствован контроль за записями и упрощено ведение отчетности
2. Минимизирован ручной труд сотрудников при работе с клиентами: все печатные формы документов, необходимых при оформлении занятий, формируются автоматически
3. Сведены к минимуму пропуски занятий клиентами за счет автоматической отправки сообщений с напоминанием о времени и месте проведения урока
Мотошкола Марата Канкадзе — элитная школа, которая не нуждается в особом представлении для мотолюбителей. Основатель и владелец школы Марат Канкадзе — знаменитый спортсмен и мотокаскадер. В его портфолио участие в проектах группы T.A.T.U, в фильмах «Жара», «Барвиха», «Неваляшка-2». Марат Канкадзе — не только знаменитый спортсмен, но и опытный преподаватель. В авторские курсы владелец школы вложил весь свой многолетний опыт, адаптированный для разных категорий водителей. Марат с командой инструкторов обучает основам езды на мотоцикле, проводит курсы повышения водительского мастерства и спортивные мастер-классы.
Чтобы мотошкола была крутой во всех своих проявлениях, Марат Канкадзе большое внимание уделяет не только обучению, но и внутренним процессам компании. И поэтому им было принято решение оптимизировать работу менеджеров, которые отвечают за запись клиентов на уроки.
Чтобы понять основную боль и, соответственно, запрос нашего заказчика, разберем сценарий работы мотошколы. Он довольно короткий:
Этапа продаж как такового здесь нет, 90% клиентов — входящий трафик с очень высокой конверсией. Поэтому основная часть работы связана с ведением календаря. Раньше все сотрудники работали в календаре Apple. Он удобен для интерфейса и сценариев мотошколы: есть главный календарь Марата, в него приглашены инструкторы. Все сотрудники видят необходимую информацию и могут ее менять. Также, до перевода бизнеса в автоматизированное русло, менеджеры работали с таблицами Excel, что, конечно же, мало упрощало работу. Много информации терялось и забывалось в самый неподходящий момент.
С Битрикс24 в мотошколе начали работать до знакомства с командой «Бот в помощь», но предыдущий интегратор сделал сложные непонятные настройки, поэтому заказчик перешел к нам. Наши бизнес-аналитики провели предпроектное исследование, собрали требования, изучили схему работы и настроили архитектуру портала.
Сфера бизнеса: Мотошкола
Тип лицензии: Облако
Редакция продукта: Профессиональный
Число сотрудников, которые работают в CRM: до 20
Чтобы мотошкола была крутой во всех своих проявлениях, Марат Канкадзе большое внимание уделяет не только обучению, но и внутренним процессам компании. И поэтому им было принято решение оптимизировать работу менеджеров, которые отвечают за запись клиентов на уроки.
Чтобы понять основную боль и, соответственно, запрос нашего заказчика, разберем сценарий работы мотошколы. Он довольно короткий:
- Клиент обращается с запросом в мотошколу. В основном все приходят по сарафанному радио, так как школа Марата Канкадзе достаточно знаменита и в дополнительной рекламе не нуждается. Поэтому клиенты в абсолютном большинстве случаев знают за чем пришли и что им нужно.
- Проводится офлайн-демонстрация площадки, мотоциклов, экипировки.
- Клиент принимает решение о заключении договора на необходимый обучающий курс.
Этапа продаж как такового здесь нет, 90% клиентов — входящий трафик с очень высокой конверсией. Поэтому основная часть работы связана с ведением календаря. Раньше все сотрудники работали в календаре Apple. Он удобен для интерфейса и сценариев мотошколы: есть главный календарь Марата, в него приглашены инструкторы. Все сотрудники видят необходимую информацию и могут ее менять. Также, до перевода бизнеса в автоматизированное русло, менеджеры работали с таблицами Excel, что, конечно же, мало упрощало работу. Много информации терялось и забывалось в самый неподходящий момент.
С Битрикс24 в мотошколе начали работать до знакомства с командой «Бот в помощь», но предыдущий интегратор сделал сложные непонятные настройки, поэтому заказчик перешел к нам. Наши бизнес-аналитики провели предпроектное исследование, собрали требования, изучили схему работы и настроили архитектуру портала.
Сфера бизнеса: Мотошкола
Тип лицензии: Облако
Редакция продукта: Профессиональный
Число сотрудников, которые работают в CRM: до 20
С какими задачами обратился заказчик
Бывает так, что клиент мотошколы оплатил 10 занятий, а посетил всего 5. А менеджеры технически не успевают уследить за всеми пропусками и напомнить клиентам про прохождение занятия. Поэтому одна из причин внедрения Битрикс24 — необходимость отправки клиенту автоматических сообщений с напоминанием о занятии, и, соответственно, сокращение пропусков занятий. До внедрения автоматизации это был ручной труд, от которого хотелось избавиться.
Также Битрикс24 нужен был для того, чтобы:
Также Битрикс24 нужен был для того, чтобы:
- руководитель видел в календаре все записи для всех инструкторов;
- автоматизировать бизнес-процессы, и использовать как можно меньше человеческого ресурса для выполнения рутинных задач.
Что было сделано
Календарь
При переводе мотошколы на Битрикс24 нам удалось сохранить интерфейс и функции привычного для сотрудников календаря. Для этого мы подключили календарь Марата Канкадзе к Битрикс24 и настроили его так, что сценарии работы не изменились. Благодаря этому все инструкторы и администраторы работают так же, как и раньше, через календарь Apple в своем смартфоне.
При переводе мотошколы на Битрикс24 нам удалось сохранить интерфейс и функции привычного для сотрудников календаря. Для этого мы подключили календарь Марата Канкадзе к Битрикс24 и настроили его так, что сценарии работы не изменились. Благодаря этому все инструкторы и администраторы работают так же, как и раньше, через календарь Apple в своем смартфоне.
CRM
Для автоматизации работы администраторов мотошколы наши бизнес-аналитики настроили одну стандартную воронку «Продажи» со следующими этапами:
Для автоматизации работы администраторов мотошколы наши бизнес-аналитики настроили одну стандартную воронку «Продажи» со следующими этапами:
- новая заявка / клиент;
- потребность выявлены;
- презентация проведена;
- счет выставлен;
- оплачено / идут занятия;
- занятия завершены.
Расскажем о полезных автоматизациях, которые былр настроены для упрощения работы администраторов в CRM.
На первом этапе менеджер заполняет карточку заявки: вносит ФИО клиента, номер телефона, выбирает необходимую услугу. После того, как клиенту провели презентацию, ему автоматически отправляется сообщение со ссылкой на данные о школе, доступных курсах и другой полезной информацией:
На первом этапе менеджер заполняет карточку заявки: вносит ФИО клиента, номер телефона, выбирает необходимую услугу. После того, как клиенту провели презентацию, ему автоматически отправляется сообщение со ссылкой на данные о школе, доступных курсах и другой полезной информацией:
Также на этом этапе отрабатывает автоматизация — меняется название заявки, в которое подтягивается ФИО клиента и выбранный курс.
На этапе «Счет выставлен» менеджер выставляет клиенту счет на оплату, форма счета генерируется автоматически. Также автоматически формируется договор, который выгружается в формате pdf. Сложность формирования договора заключается в том, что один клиент за год может несколько раз купить один и тот же курс. Поэтому в карточке контакта номер договора и его дата прописываются менеджером, в договор эта информация подтягивается автоматически. Также номер и дата договора фигурируют в документе по технике безопасности и приложении к договору. В эти печатные формы необходимая информация также подтягивается без участия менеджера.
Бизнес-процесс
Для сокращения ручного труда администраторов и минимизации потерь занятий клиентами был настроен бизнес-процесс “Занятия для календаря”. Он заключается в отправке клиенту напоминаний о занятии. Автоматизация настроена таким образом, что сообщение уходит клиенту при создании события, а также за сутки до него. Также пара сообщений отправляются клиенту по ходу движения заявки по воронке.
Сообщения напоминают клиенту о занятиях и подсказывают адрес и время проведения.
На этапе «Счет выставлен» менеджер выставляет клиенту счет на оплату, форма счета генерируется автоматически. Также автоматически формируется договор, который выгружается в формате pdf. Сложность формирования договора заключается в том, что один клиент за год может несколько раз купить один и тот же курс. Поэтому в карточке контакта номер договора и его дата прописываются менеджером, в договор эта информация подтягивается автоматически. Также номер и дата договора фигурируют в документе по технике безопасности и приложении к договору. В эти печатные формы необходимая информация также подтягивается без участия менеджера.
Бизнес-процесс
Для сокращения ручного труда администраторов и минимизации потерь занятий клиентами был настроен бизнес-процесс “Занятия для календаря”. Он заключается в отправке клиенту напоминаний о занятии. Автоматизация настроена таким образом, что сообщение уходит клиенту при создании события, а также за сутки до него. Также пара сообщений отправляются клиенту по ходу движения заявки по воронке.
Сообщения напоминают клиенту о занятиях и подсказывают адрес и время проведения.
По ходу работы над автоматической отправкой сообщений мы учли правила деловой переписки, которые не позволяют отправлять сообщения клиентам ранее 9-00 и позже 19-00. Поэтому напоминания, которые должны быть отправлены за сутки до тренировки (а это может быть и 7-00, и 22-00), заранее проверяются специальной автоматизацией на допустимое время отправки.
Еще один нюанс в этой, казалось бы, несложной отправке сообщений: поставить событие в календаре и отправить сообщение одновременно можно только с использованием автоматизации. Это мы реализовали с помощью смарт-процесса, который содержит следующую информацию:
Еще одна автоматизация, которая помогает работе администраторов — автоматическое определение необходимого количества часов в событии календаря в зависимости от выбранного обучающего курса: от 1,5 до 4 часов.
Еще один нюанс в этой, казалось бы, несложной отправке сообщений: поставить событие в календаре и отправить сообщение одновременно можно только с использованием автоматизации. Это мы реализовали с помощью смарт-процесса, который содержит следующую информацию:
- дата и время посещения;
- мотоцикл;
- инструктор;
- номер занятия;
- комментарий.
Еще одна автоматизация, которая помогает работе администраторов — автоматическое определение необходимого количества часов в событии календаря в зависимости от выбранного обучающего курса: от 1,5 до 4 часов.
Обучение
Онлайн-обучение сотрудников мотошколы Марата Канкадзе запланировано в несколько этапов:
- Работа с воронкой «Продажи»;
- Работа с календарем.
Результаты внедрения Битрикс24
- 1Усовершенствован контроль за записями и упрощено ведение отчетности за счет внедрения календаря в Битрикс24
- 2Минимизирован ручной труд сотрудников при работе с клиентами: все печатные формы документов, необходимых при оформлении занятий, формируются автоматически
- 3Сведены к минимуму пропуски занятий клиентами за счет автоматической отправки сообщений с напоминанием о времени и месте проведения урока
- 4Оптимизирована работа с заявками, заказы не теряются
- 5Сформирован четкий алгоритм работы с клиентами
Оставить заявку
Заполните короткую форму для записи, и мы свяжемся с вами в ближайшее время!
