Автоматизация сбора отчетности и внедрение системы KPI для участников благотворительного проекта «Вдохновители»
Автоматизация сбора отчетности и внедрение системы KPI для участников благотворительного проекта «Вдохновители»
«Вдохновители» — благотворительная организация, которая занимается волонтерской деятельностью. Волонтеры-вдохновители направляются в детские учреждения для проведения презентаций, лекций, с помощью которых мотивируют и вдохновляют детей на достижение выдающихся результатов в различных сферах деятельности.
Наши заказчики занимаются организацией таких встреч: находят площадки для проведения, договариваются с ними, подбирают вдохновителя, который хочет туда поехать, определяют тему выступления и формируют задачу под каждую встречу.
Вдохновители участвуют в мероприятиях на безвозмездной основе, им возмещаются только командировочные расходы.
С Битрикс24 на момент нашего знакомства заказчики уже работали.
Сфера бизнеса: Волонтерская общественная деятельность
Тип лицензии:Облако
Редакция продукта: Тариф Профессиональный
Число сотрудников, которые работают в CRM: 81
В компании развитая сеть источников трафика — порядка 15 площадок.
Для снижения цены лида, оптимизации рекламного бюджета было принято решение:
Автоматизировать сбор отчетности для предоставления спонсорам и оплаты расходов вдохновителям;
Настроить отображение информации по волонтерам: дату последней поездки и дату последней запланированной активности;
Создать систему KPI для вдохновителей;
Разработать систему напоминаний и постановки задач ответственным сотрудникам для своевременного взятия в работу запросов вдохновителей на участие в мероприятиях;
Разработать систему уведомлений ответственным сотрудникам в случае закрепления за мероприятием волонтера с ограниченной активностью.
- Контакты - здесь находится информация по каждому вдохновителю, ее вносят сами волонтеры.
- Компания - те места, куда ездят волонтеры (лицеи, школы, детские лагеря и др. учреждения).
Встречи и поездки отмечают в задачах две основные сущности, которые разделяют по тегам:
- поездка (большая сущность)
- встреча (подзадача, проводятся на месте)
В рамках одной поездки может быть несколько встреч.
Работа с отчетностью
У клиента была потребность в быстром формировании отчетности для передачи спонсорам и оплаты затрат волонтерам. Было принято решение вносить необходимую информацию из задач в отчет единым списком с помощью смарт-процессов без использования маркета.Другие интеграторы ранее пробовали настроить этот процесс с помощью «Лаборатории роботов» и других приложений, но конкретно на этом портале не удавалось настроить их корректную работу.
Наши аналитики выстроили работу следующим образом. Бизнес-процесс создает элемент в смарт-процессе «Активность» и переносит в него всю информацию, которую взял из задачи (дата встречи, количество встреч, компания и т.д.).
Смарт-процессом легко манипулировать, можно выбрать определенные поля, стадии, определенных клиентов, ответственных и выгрузить все в таблицу excel.
Также мы упростили составление отчетности для предоставления инвесторам в разрезе вдохновителей (кто куда ездил, сколько денег потратил, какую программу выполнил, какую пользу принес, с кем встречался и сколько раз, сколько было детей и т.д.).
Работа с отображением информации по волонтерам.
В карточке контактов мы настроили автоматическое отображение даты последней поездки и даты последней запланированной активности волонтера.
Стало понятно, кто отрабатывает свою норму поездок, на кого пока не стоит рассчитывать с поездками из-за высокой загруженности, кто несильно загружен и на него можно планировать поездки.
Создание системы KPI
Нужно было формализовать активность вдохновителей, чтобы понимать кто насколько активен, старается, вникает в процессы.В организации существует 3 вида активности:
- поездка
- медиаактивность (публикации в соцсетях волонтеров)
- запрос на поездку (когда вдохновитель сам изъявил желание куда-то поехать - заполняет простую CRM форму, информация из нее попадает в запрос, который также фиксируется в системе KPI.)
- с помощью встройки в карточку контакта. При нажатии на поле KPI открывается отчет данного контакта в Google data studio;
- полноценный отчет через Google data studio. Он собирает сводную информацию по всем вдохновителям за определенный период, при этом учитываются плановые показатели из соответствующей Google-таблицы. По итогу можно оценить сколько было встреч с детьми, сколько было отказов вдохновителей от поездок. Наглядно отображены плановые и фактические показатели светофора - сколько вдохновителей находится в той или иной зоне.
Работа с запросами вдохновителей
Наши аналитики разработали сложную систему с настройкой нескольких роботов, которая:
- помогает менеджерам отслеживать каждый запрос от вдохновителей;
- ставит напоминания в задачи себе, руководителю, менеджеру по локации, менеджеру по персоналу;
- напоминает про обработку запросов вдохновителей и своевременное информирование как площадок, так и волонтеров.
На этапе получения заявки от вдохновителя отрабатывают автоматизации с использованием нескольких таймеров:
- назначаются ответственные за заявку менеджеры;
- выставляются задачи ответственным менеджерам;
- направляются уведомления о том, что пришла заявка;
- выставляется крайний срок ответа по заявке в зависимости от ряда условий;
- направляется серия уведомлений ответственным сотрудникам, если заявка не взята в работу.
Когда заявка перешла в работу, то робот смотрит срочный это запрос или нет. Если заявка срочная, то смарт-процесс переводит ее на этап “Срочный запрос”. Ответственным сотрудником видно, что важна скорость обработки заявки.
Если заявка несрочная, то она находится в режиме ожидания до крайнего срока ответа вдохновителю. Если крайний срок наступил и вдохновитель еще не получил ответ, то заявка автоматически переходит на этап “Просрочена”. В этом случае руководство видит, что сотрудники не справляются с обязанностями, все это отражается в отчетах.
При решении этой задачи было разработано нестандартное решение завершения сделки: есть несколько вариантов отказа и два варианта успеха, хотя второй вариант не предусмотрен функционалом портала. Наши аналитики реализовали его на основе отказа –- провальная стадия считается успешной и во всех отчетах через фильтры она показывается как успешная. Такой вариант успеха нужен, когда вдохновитель изъявил желание съездить в определенный регион, а мероприятие для него нашли в другом регионе. Сделка по факту успешная, так как мероприятие запланировано, но провалена конкретно по заявке волонтера.
Создание системы уведомлений ответственным сотрудникам в случае закрепления за мероприятием волонтера с ограниченной активностью
Есть вдохновители, которым временно или постоянно ограничивают активность и не назначают их волонтерами на мероприятия.Если на такого вдохновителя ставится задача и создается смарт-процесс «Активность» (кто-то запланировал поездку на этого вдохновителя), то определенным сотрудникам приходит уведомление о факте этого назначения. Нужно обратить на это внимание и принять соответствующие меры.
Для этого был создан небольшой робот, который фиксирует когда задача превращается в элемент смарт-процесса.
Эти инструкции остаются в пользовании сотрудников неограниченное время.
- 1
Экономия трудозатрат сотрудников организации и вдохновителей при составлении отчетов.
- 2
Минимум ошибок в отчетах за счет внедренной автоматизации.
- 3
Эффективная оценка деятельности как по всем вдохновителям в целом, так и по каждому из них за счет внедрения системы KPI
- 4
Грамотное распределение заявок между вдохновителями: нагрузка на каждого вдохновителя визуализирована и понятна.
- 5
Нет забытых заявок на проведение мероприятий от вдохновителей за счет сложной системы напоминаний и задач ответственным сотрудникам.
- 6
Мероприятия закрепляются только за эффективными волонтерами, что повышает процент лояльных клиентов компании-заказчика.
Заполните короткую форму для записи, и мы свяжемся с вами в ближайшее время!
