Битрикс24 для сложного B2B бизнеса в фармацевтической отрасли: синхронизация продаж, регистрации и производства продукции
БЫЛО:
- Передача заявок между отделами шла вручную, статусы уточнялись через переписки.
- Информация велась в разных таблицах, единой картины по заказу не было.
- Производственные этапы слабо детализировались — сложно было отследить, на какой стадии заказ
СТАЛО:
- Все заявки проходят по единой цепочке в Битрикс24, маршрут определяется автоматически.
- Роботы ставят задачи, меняют ответственных и синхронизируют статусы между отделами.
- Производство разбито на детальные этапы — от закупки до отгрузки, каждый этап виден в системе.
Хотите получить такие же результаты?
Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, какую выгоду принесет автоматизация вашему бизнесу
Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, какую выгоду принесет автоматизация вашему бизнесу
«ПРОФИТ-ФАРМ» — российская фармацевтическая компания, которая более 16 лет разрабатывает, производит, продвигает и продает лекарственные препараты, медицинские изделия и парафармацевтическую продукцию.
Особенность бизнеса — после получения заказа работа не заканчивается на отделе продаж. В зависимости от запроса клиента заявка может пройти через регистрацию, разработку и согласование макетов, маркетинг, производство, склад, логистику и доставку. При этом разные типы заказов требуют разных маршрутов: новый продукт проходит дополнительный контур регистрации и подготовки, а уже существующий можно сразу направить в производство.
Особенность бизнеса — после получения заказа работа не заканчивается на отделе продаж. В зависимости от запроса клиента заявка может пройти через регистрацию, разработку и согласование макетов, маркетинг, производство, склад, логистику и доставку. При этом разные типы заказов требуют разных маршрутов: новый продукт проходит дополнительный контур регистрации и подготовки, а уже существующий можно сразу направить в производство.
Задачи, которые поставил перед нами клиент
К нам поступил проект, в котором необходимо было перенести в Битрикс24 сложный сквозной процесс, объединяющий три блока: отдел по работе с ключевыми клиентами, отдел регистрации и отдел производства.
До автоматизации важно было обеспечить понятную передачу заявки между подразделениями и прозрачность ее статуса на всем пути — от первичной квалификации до производства, доставки и отгрузки. Менеджер должен был понимать, что происходит с заказом после его передачи в смежный отдел, а сотрудники этих подразделений — своевременно получать задачи и информацию для работы.
Главной задачей стало создать в Битрикс24 единый цифровой процесс, который учитывает два разных сценария работы: запуск нового продукта и производство уже существующего товара.
До автоматизации важно было обеспечить понятную передачу заявки между подразделениями и прозрачность ее статуса на всем пути — от первичной квалификации до производства, доставки и отгрузки. Менеджер должен был понимать, что происходит с заказом после его передачи в смежный отдел, а сотрудники этих подразделений — своевременно получать задачи и информацию для работы.
Главной задачей стало создать в Битрикс24 единый цифровой процесс, который учитывает два разных сценария работы: запуск нового продукта и производство уже существующего товара.
Что было сделано
Мы перенесли существующую бизнес-логику в Битрикс24 и настроили для отдела по работе с ключевыми клиентами три воронки:
Воронка «Квалификация»
- «Квалификация»;
- «Квалификация Маркет»;
- «Квалификация СТМ».
Воронка «Квалификация»
Это первая точка входа заявки. Здесь фиксируется запрос клиента и определяется дальнейший маршрут.
На этом этапе происходит ключевая развилка. Если клиент заказывает новый продукт, сделка переводится в «Квалификацию Маркет» — заявка должна пройти через отдел регистрации, включая работу с дизайном и макетами. Если нужный товар уже существует, заявка переводится в «Квалификацию СТМ» и направляется по производственному сценарию.
Таким образом, уже на старте система определяет, какой из двух бизнес-процессов должен быть запущен.
Воронка «Квалификация Маркет»
На этом этапе происходит ключевая развилка. Если клиент заказывает новый продукт, сделка переводится в «Квалификацию Маркет» — заявка должна пройти через отдел регистрации, включая работу с дизайном и макетами. Если нужный товар уже существует, заявка переводится в «Квалификацию СТМ» и направляется по производственному сценарию.
Таким образом, уже на старте система определяет, какой из двух бизнес-процессов должен быть запущен.
Воронка «Квалификация Маркет»
Эта воронка предназначена для заказов, связанных с созданием нового продукта. Здесь заявка проходит следующие этапы:
«Договор согласован» → «Передан в производство» → «Передан в доставку» → «Контракт сдан» → «Договор успешно отработан».
На этапе «Договор согласован» фиксируется согласование договора с клиентом, после чего заказ может переходить к дальнейшей реализации.
На этапе «Передан в производство» заявка переходит из коммерческого контура в производственный. При этом работа по заказу продолжается уже в связанной карточке соответствующего процесса.
Следующая контрольная точка — «Передан в доставку». Она показывает, что производственная часть заказа завершена и товар передан на следующий этап.
Финальные стадии — «Контракт сдан» и «Договор успешно отработан» — фиксируют завершение работы по заказу и выполнение обязательств.
Воронка «Квалификация СТМ»
«Договор согласован» → «Передан в производство» → «Передан в доставку» → «Контракт сдан» → «Договор успешно отработан».
На этапе «Договор согласован» фиксируется согласование договора с клиентом, после чего заказ может переходить к дальнейшей реализации.
На этапе «Передан в производство» заявка переходит из коммерческого контура в производственный. При этом работа по заказу продолжается уже в связанной карточке соответствующего процесса.
Следующая контрольная точка — «Передан в доставку». Она показывает, что производственная часть заказа завершена и товар передан на следующий этап.
Финальные стадии — «Контракт сдан» и «Договор успешно отработан» — фиксируют завершение работы по заказу и выполнение обязательств.
Воронка «Квалификация СТМ»
Эта воронка используется для заказов, по которым не требуется проходить полный цикл разработки нового продукта. Если необходимый товар уже существует, заявка направляется непосредственно по производственному сценарию.
Последовательность этапов:
«Договор согласован» → «Передан в отдел регистрации» → «Передан в производство» → «Передан в доставку».
После согласования договора заявка передается в отдел регистрации, затем — в производство. После завершения производственного этапа сделка переходит на стадию «Передан в доставку».
Ключевая особенность этой воронки — глубокая связь со смарт-процессом «Отдел производства». Когда заказ переходит в производственный контур, для него запускается отдельная детальная последовательность работ.
Смарт-процесс «Отдел производства»
Последовательность этапов:
«Договор согласован» → «Передан в отдел регистрации» → «Передан в производство» → «Передан в доставку».
После согласования договора заявка передается в отдел регистрации, затем — в производство. После завершения производственного этапа сделка переходит на стадию «Передан в доставку».
Ключевая особенность этой воронки — глубокая связь со смарт-процессом «Отдел производства». Когда заказ переходит в производственный контур, для него запускается отдельная детальная последовательность работ.
Смарт-процесс «Отдел производства»
Для производственного блока мы создали отдельный смарт-процесс с собственной цепочкой этапов:
«Не распланировано» → «Согласовано с отделом закупок» → «Передан в производство» → «Передан в доставку» → «Передан на склад» → «Передан на отгрузку» → «Отгружен».
На первом этапе заказ находится в состоянии «Не распланировано». После согласования с отделом закупок он переходит к дальнейшей подготовке.
Затем фиксируется передача заказа непосредственно в производство. После завершения изготовления он переходит на доставку, затем на склад и отгрузку. Финальный статус — «Отгружен» — означает завершение производственно-логистической части процесса.
Таким образом, вместо одного общего статуса «в производстве» сотрудники получили детальную картину движения каждого заказа.
Смарт-процесс «Отдел регистрации»
Отдельный смарт-процесс отвечает за регистрационный контур. В нем, в частности, реализован процесс согласования макета отделом регистрации.
Работа этого блока связана с основными воронками сделок: прохождение определенных этапов в смарт-процессе автоматически отражается в карточке исходной сделки. Это позволяет не разрывать цепочку между коммерческой и внутренней работой над заказом.
Автоматизация: как Битрикс24 передает заявку между отделами
После настройки структуры воронок и смарт-процессов мы автоматизировали их взаимодействие с помощью роботов и бизнес-процессов.
В первой воронке «Квалификация» роботы автоматически переименовывают элементы, ставят задачи ответственному менеджеру и переводят сделку в нужную воронку в зависимости от сценария. При передаче заказа в производственный контур создается связанная карточка, в которой продолжается работа.
В «Квалификации Маркет» автоматизация работает на каждом этапе. Система меняет наблюдателей по мере продвижения заявки и ставит необходимые задачи. Благодаря этому сотрудники получают информацию тогда, когда наступает их зона ответственности.
В «Квалификации СТМ» автоматизация обеспечивает передачу сделки в производственный контур и создание связанного элемента смарт-процесса.
В «Отделе производства» роботы и бизнес-процессы автоматически двигают карточку по заданной цепочке: меняют этапы и стадии, ставят задачи и запускают следующие действия.
Отдельно настроили обратную синхронизацию между смарт-процессами и основными воронками. Например, когда производственная карточка доходит до этапа «Передан в доставку», соответствующая стадия основной сделки также меняется. Аналогичная логика действует для регистрационного процесса: прохождение определенных этапов автоматически переводит связанную сделку на нужную стадию.
В результате сотрудникам не приходится вручную копировать информацию, передавать заявки между отделами или постоянно уточнять статус заказа.
«Не распланировано» → «Согласовано с отделом закупок» → «Передан в производство» → «Передан в доставку» → «Передан на склад» → «Передан на отгрузку» → «Отгружен».
На первом этапе заказ находится в состоянии «Не распланировано». После согласования с отделом закупок он переходит к дальнейшей подготовке.
Затем фиксируется передача заказа непосредственно в производство. После завершения изготовления он переходит на доставку, затем на склад и отгрузку. Финальный статус — «Отгружен» — означает завершение производственно-логистической части процесса.
Таким образом, вместо одного общего статуса «в производстве» сотрудники получили детальную картину движения каждого заказа.
Смарт-процесс «Отдел регистрации»
Отдельный смарт-процесс отвечает за регистрационный контур. В нем, в частности, реализован процесс согласования макета отделом регистрации.
Работа этого блока связана с основными воронками сделок: прохождение определенных этапов в смарт-процессе автоматически отражается в карточке исходной сделки. Это позволяет не разрывать цепочку между коммерческой и внутренней работой над заказом.
Автоматизация: как Битрикс24 передает заявку между отделами
После настройки структуры воронок и смарт-процессов мы автоматизировали их взаимодействие с помощью роботов и бизнес-процессов.
В первой воронке «Квалификация» роботы автоматически переименовывают элементы, ставят задачи ответственному менеджеру и переводят сделку в нужную воронку в зависимости от сценария. При передаче заказа в производственный контур создается связанная карточка, в которой продолжается работа.
В «Квалификации Маркет» автоматизация работает на каждом этапе. Система меняет наблюдателей по мере продвижения заявки и ставит необходимые задачи. Благодаря этому сотрудники получают информацию тогда, когда наступает их зона ответственности.
В «Квалификации СТМ» автоматизация обеспечивает передачу сделки в производственный контур и создание связанного элемента смарт-процесса.
В «Отделе производства» роботы и бизнес-процессы автоматически двигают карточку по заданной цепочке: меняют этапы и стадии, ставят задачи и запускают следующие действия.
Отдельно настроили обратную синхронизацию между смарт-процессами и основными воронками. Например, когда производственная карточка доходит до этапа «Передан в доставку», соответствующая стадия основной сделки также меняется. Аналогичная логика действует для регистрационного процесса: прохождение определенных этапов автоматически переводит связанную сделку на нужную стадию.
В результате сотрудникам не приходится вручную копировать информацию, передавать заявки между отделами или постоянно уточнять статус заказа.
Результаты внедрения
- Единая цифровая среда: Более 60 сотрудников работают в одном контуре без разрозненных Excel-файлов.
- Ноль потерянных заявок: Автоматическое создание карточек в смарт-процессах исключило человеческий фактор «забыл передать».
- Прозрачность сроков: Руководители видят, на каком этапе застревает процесс — в дизайне, закупках или на складе.
- Скорость реакции: Смена наблюдателей и автопостановка задач сократили время простоя между этапами, так как уведомление мгновенно приходит нужному исполнителю.
- Контроль обязательств: Воронка автоматически сигнализирует, когда договор исполнен, что упрощает закрытие периода и контроль дебиторской задолженности.
Оставить заявку
Заполните короткую форму для записи, и мы свяжемся с вами в ближайшее время!
